Alat bantu managemen waktu yang biasa saya pakai, terutama untuk memanagemen aktivitas kerja di kantor adalah “Daily Activity.” Belakangan ini saya bikin list-nya nggak banyak-banyak. Minimal 3 aktivitas utama yang paling prioritas saja sudah cukup. Baru kemudian list berikutnya, dimulai nomor 4 dst adalah kegiatan sekunder yang sifatnya pendukung.
Cara Menggunakan Daily Activity
Cara menggunakannya yaitu dimulai dari pagi hari sekitar jam 6.00 Am mulai membuat daftar kerja untuk semua pekerjaan hari ini. Daftar ini nanti akan digunakan untuk acuan sepanjang hari.
Jadi, kalau lagi bingung mau ngerjain apa pas di kantor langsung lihat daftar ini, jadi inget lagi apa saja kegiatannya. Sangat membantu membuat semua pekerjaan jadi beres. Tuntas. Ringan. Beneran!!
Cukup efektif dan sangat membantu mereminder kegiatan. Kemudian sore-nya barulah menceklist aktifitas yang telah selesai mana, yang belum selesai mana dan yang tidak dikerjakan.
Kalo ada yang nggak selesai, jadi PR untuk hari besoknya. Diusahakan selesai semua, makanya minimal banget buat daftar yang tidak urgen dan penting aja. 3 Prioritas saja! Jangan banyak-banyak. Lebih jelasnya, biar nggak salah menentukan prioritas silakan baca mengenai 4 kuadran waktu.
Manfaat Daily Activity
Sepanjang saya menggunakannya, daily activity sangat membantu mengontrol pekerjaan saya. Memfokuskan lagi pada kegiatan yang penting. Meminimalisir pada kegiatan yang bersifat distraksi, khususnya distraksi digital.
Sebab, kalo kita gak pinter-pinter ngelola waktu. Habis sudah kebuang, menguap begitu cepat waktu seharian tanpa terasa. Tanpa hasil nyata. Sadar-sadar kalo pas malem, kok seharian kegiatannya ecek-ecek ya, gak ada yang berkualitas blas, gak mengerucut dan terarah.
Pernah gitu ngerasain, dan jawabannya karena waktu itu belum bikin note skedul harian (daily activities). Akhirnya sampai tulisan ini ditulis, saya masih menggunakannya dan sangat membantu. Membuat resource energi saya terarah pada 20% hal yang menjadi fokus utama dan penting dan memaksimalkan hasil sebanyak 80% (prinsip hukum pareto).
Apa Toolsnya
Nah untuk media-nya, saya menggunakan aplikasi gratis yaitu Whatsapp. Jadi saya bikin group bersama temen-temen satu kantor. Yang lain juga membuat daftarnya sendiri-sendiri. Disitu khusus untuk pelaporan kegiatan harian aja.
Selain kita merasa terpacu seperti sedang berkompetisi dengan rekan yang lainnya, sebagai pengawas juga mudah mengelola list team-nya. Si A ini kerjaannya apa hari ini. Si B apa agendanya. Terus Mana yang selesai, mana yang tidak. Jadi terpantau.
Wa sementara cukup efektif, karena aplikasi ini dibuka hampir setiap 5 menit sekali.
Tipsnya, lakukan archive pada wa supaya selalu berada pada posisi teratas chatting. Jadi nggak ada alasan untuk lupa. Kalo nggak gitu, numpuk dan bener-bener bisa lupa sama daftar yang sudah dibuat. Sampe sore gak sadar apa yang seharusnya dikerjakan.
So, kalo kalian mau beres pekerjaannya. Coba deh terapkan aktivitas ringan, penuh manfaat bernama daily activity. Kuncinya, konsisten ya. Jangan sampe absen, meski sehari. Karena justru konsistensi itulah letak seni-nya.
Goodluck!